Googleドキュメントを活用した資料登録システム
Googleドキュメントとスクリプトを利用するとこんなこともできますよ！という例を紹介しますね。
Googleドキュメントは便利な面が多々ありますが、痒い所に手が届かない部分もあります。
フォームではドメイン内限定でドライブにドキュメントを登録ができるフォームを作成できるのですが、外部公開のフォームではドキュメント登録ができません。
不特定多数のユーザーからドメイン守るためには当然と言えば当然ですが、使い勝手のみで言うとあまりよろしくないですよね。
そんな状態だったので、Googleドキュメントを組み合わせて簡易的な投稿システムを作成しました。
- フォーム入力
- フォーム送信(フォーム側)
- フォーム送信(スプレッドシート側)
- サンクスメール
- ドライブにアップロード
- 定時確認
案内を送付したユーザーにフォームを入力してもらいます。
フォーム側の送信タイミングでは入力ユーザーに対して、サンクスメールを送信します。このサンクスメールには投稿用のGoogleドライブフォルダのURLを記載します。
スプレッドシート側の送信タイミング(フォームデータの受信)では以降のデータが見やすいように任意に加工します。
フォーム側の送信完了スクリプトにて発砲したサンクスメールになります。サンクスメールには登録対象のフォルダ(公開)URLが含まれています。
サンクスメールに含まれるURLからアップロードしたいドキュメント類を投稿します。
スクリプトで定期的にアップロード状況をチェックし、アップロードが存在すれば非公開フォルダに移動します。また、この際に管理者向けにリマインダメールを送信します。
単一のサービスではなかなか実現できないことも、複数のサービスを組み合わせることで実現できちゃったりします。
